Objekt- und personenbezogene Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Mängeldokumentation
Im Büro werden Arbeiten/Aufgaben/Kontrollen organisiert und disponiert. Was aber im mobilen Umfeld geschieht, ist meist wenig transparent und nicht gut dokumentiert? Diesen Widerspruch löst ServiceFlexx auf und effektiviert parallel sowohl die Arbeitsorganisation als auch notwendige Dokumentationen.
Mit ServiceFlexx können:
- … sowohl wiederkehrende Aufgaben als auch ad hoc-Aufgaben im Büro geplant/disponiert werden. Diese Aufgaben werden den mobilen Mitarbeitern (Hausmeister, Hauswarte, Grünpfleger usw.) vollautomatisch auf Smartphones zugestellt (ggf. mit zusätzlichen Informationen und Dokumenten) und können nicht mehr vergessen werden.
- … die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten, Kontrollen und Wartungen sehr einfach geplant und die Durchführung mit sehr wenigen Handgriffen vollkommen papierlos dokumentiert werden.
- … auch seltener fällige Aufgaben davor bewahrt werden, versäumt zu werden.
- … Mängel schnell und einfach papierlos aufgenommen und automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
- … im Rahmen einer mitgelieferten Arbeitszeiterfassung alle Arbeitszeitdaten für die Lohnbuchhaltung mobil erfasst werden.
- … Abrechnungs- und Protokollinformationen (z. B. als Rechnungsanhang) leicht und schnell abgerufen werden. Der Nachweis, z. B. Verkehrssicherungspflichten oder Wartungen ordnungsgemäß und vollständig wahrgenommen zu haben, wird automatisch (sozusagen nebenbei) generiert, wenn die betreffenden Kontrollen als erledigt gemeldet werden.
- … Dokumentationsqualität und -genauigkeit auf ein ganz neues Level gehoben werden. Zu jeder Aufgabe wird bei der Fertigmeldung automatisch festgehalten, wer sie wann, an welchem Objekt und wo erledigt hat. Gleiches gilt für die Erfassung von Mängelbeschreibungen.
- … mobile Mitarbeiter unterwegs Auskünfte zum Bearbeitungsstatus von aufgenommenen Mängel abrufen und z. B. an Mieter weitergeben, ohne auf Mitarbeiter im Büro angewiesen zu sein.
- … durch die automatisiert erstellten Informationen zum Anwesenheitsnachweis Nachkalkulationen dazu vorgenommen werden, welche Objekte wie viel Aufwand in der Betreuung erfordern und welche Objekte in welchen Zeiträumen wie viele Mängel aufwiesen, um seitens des Objektinhabers systematisch gegensteuern zu können.
- … die Mitarbeiter im Büro jederzeit anfallenden Handlungsbedarf erkennen – z. B. wenn Aufgaben aus dem Zeitplan laufen oder Mitarbeiter überlastet sind.
- … aufgenommene Informationen zu Mängelbeschreibungen oder zur Erledigung von Aufgaben durch ergänzende Informationen wie Fotos und Unterschriften angereichert werden. Textinformationen können gesprochen werden – eine eingebundene Spracherkennungssoftware setzt dies dann automatisiert in Text um.
- … Nachweise über die Anwesenheit von Hausmeistern/Hauswarten an Objekten in einfachster Weise (berührungslos) durch Nutzung der NFC-Technologie erzeugt werden.
- … Vertretungsregeln automatisiert werden.
- … alle Dokumentationsarbeiten auch offline vorgenommen werden. Das System überträgt die Daten vollautomatisch ohne Eingriff des Benutzers, sobald wieder Empfang gegeben ist.
Der Einsatz von ServiceFlexx amortisiert sich i. d. R. bereits im ersten Jahr und Auftraggeber verlangen mehr und mehr den Einsatz von IT-Tools für die Steuerung, Kontrolle und Abrechnung von Dienstleistungen.
Mit ServiceFlexx kann die Betreuung von Objekten in vielfältiger Weise unterstützt und erleichtert werden. Das FM-Unternehmen spart nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht sowohl seine Sicherheit als auch die Servicequalität gegenüber seinen Auftraggebern.
Wünschen Sie weitere Auskünfte über unsere ServiceFlexx-Module oder haben Sie sogar Interesse an einer kostenlosen Produktvorstellung?
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
