Koordination des Bauhofs und nachgelagerter kommunaler Einrichtungen
Mit ServiceFlexx haben Mitarbeiter der Gemeinde und des Bauhofs ihre Liegenschaften und Objekte ohne weiteres im Griff!
Im Büro der Städte und Gemeinden werden heutzutage mobil durchzuführende Kontrollen und andere Aufgaben organisiert und disponiert. Was aber im mobilen Umfeld geschieht, ist meist wenig transparent und nicht gut dokumentiert? Diesen Widerspruch löst ServiceFlexx auf und effektiviert parallel die Arbeitsorganisation und auch notwendige Dokumentationen.
Mit ServiceFlexx kann die Betreuung von Liegenschaften und Objekten in vielfältiger Weise unter-stützt und erleichtert werden. Die Gemeinde spart nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht sowohl ihre eigene Sicherheit als auch die Servicequalität gegenüber den Bürgern.
Mit ServiceFlexx können:
- … sowohl wiederkehrende Aufgaben wie u. a. Verkehrssicherungspflichten als auch ad-hoc-Aufgaben in der Gemeinde bzw. im Bauhof geplant/disponiert werden. Diese Aufgaben werden den mobilen Mitarbeitern (Hausmeister, Hauswarte, Grünpfleger usw.) vollautomatisch auf Smartphones zugestellt (ggf. mit zusätzlichen Informationen und Dokumenten) und können nicht mehr vergessen werden.
- … die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten und anderen Kontrollen einfach geplant und die Durchführung mit sehr wenigen Handgriffen vollkommen papierlos dokumentiert werden.
- … Mängel an Gebäuden und Liegenschaften schnell und einfach papierlos aufgenommen und automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
- … Protokollinformationen leicht und schnell abgerufen werden. Der Nachweis, z. B. Verkehrssicherungspflichten oder Wartungen ordnungsgemäß und vollständig wahrgenommen zu haben, wird automatisch (sozusagen nebenbei) generiert, wenn die betreffenden Kontrollen als erledigt gemeldet werden.
- … Sie die Kommunikation mit externen Handwerksfirmen vereinfachen und perfekt dokumentieren (Beauftragung und Fertigmeldung).
- … Dokumentationsqualität und -genauigkeit auf ein ganz neues Level gehoben werden. Zu jeder Aufgabe wird bei der Fertigmeldung bzw. bei jeder Mangelbeschreibung wird bei deren Erfassung automatisch festgehalten, wer sie wann, an welchem Objekt und wo erledigt bzw. erfasst hat.
- … mobile Mitarbeiter unterwegs Auskünfte zum Bearbeitungsstatus von aufgenommenen Mängeln abrufen und z. B. an Bürger weitergeben, ohne auf Mitarbeiter in der Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung angewiesen zu sein.
- … durch die automatisiert erstellten Informationen zum Anwesenheitsnachweis Nachkalkulationen dazu vorgenommen werden, welche Liegenschaften und Objekte wie viel Aufwand in der Betreuung erfordern und welche Objekte in welchen Zeiträumen wie viele Mängel aufwiesen, um seitens der Kommune z. B. durch Instandsetzungsmaßnahmen systematisch gegensteuern zu können.
- … die Mitarbeiter der Kommune jederzeit anfallenden Handlungsbedarf erkennen – z. B. wenn Aufgaben aus dem Zeitplan laufen oder Mitarbeiter überlastet sind.
- … aufgenommene Informationen zu Mangelbeschreibungen oder zur Erledigung von Aufgaben durch ergänzende Informationen wie Fotos und Unterschriften angereichert werden. Textinformationen können gesprochen werden – eine eingebundene Spracherkennungssoftware setzt dies dann automatisiert in Text um.
- … Nachweise über die Anwesenheit von Hausmeistern, Grünpflegern usw. an Objekten in einfachster Weise (berührungslos) durch Nutzung der NFC-Technologie erzeugt werden. Damit kann im Streitfall ohne Weiteres nachgewiesen werden, dass und wann Mitarbeiter vor Ort waren.
- … alle Dokumentationsarbeiten auch offline vorgenommen werden. Das System überträgt die Daten vollautomatisch ohne Eingriff des Benutzers, sobald wieder Empfang gegeben ist, in das Büro der Kommune.
- … im Rahmen einer mitgelieferten Arbeitszeiterfassung auch alle Arbeitszeitdaten für die Lohnbuchhaltung mobil erfasst werden.
- … Stammdateninformationen aus Drittsystemen übernommen und operativ erfasste Daten an Drittsysteme (z. B. Geoinformationssysteme) übergeben werden.
Der Einsatz von ServiceFlexx amortisiert sich i. d. R. bereits im ersten Jahr.
Wünschen Sie weitere Auskünfte über unsere ServiceFlexx-Module oder haben Sie sogar Interesse an einer kostenlosen Produktvorstellung?
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
