Wohnungswirtschaft

Revisionssichere Durchführung von Verkehrs-Sicherungspflichten

Wohnungsunternehmen sind sich der Notwendigkeit bewusst, Verkehrssicherungspflichten ordnungsgemäß wahrzunehmen. Immer komplexer werdende Vorschriften dazu sind jedoch schwer zu überblicken und zu handhaben.

ServiceFlexx schafft hier Abhilfe und liefert zudem revisionssichere Dokumentationen. Dies betrifft nicht nur Verkehrssicherungspflichten, sondern auch beliebige andere von Hauswarten / Hausmeistern abzuarbeitende Aufgaben.

ServiceFlexx ist:

1. eine Unternehmensphilosophie
2. Qualitätsmanagement in der Wohnungswirtschaft
3. Organisations- und Wirkprinzip
4. Anleitung zum Handeln des Managements
5. Zukunftsgarantie für Arbeitnehmer

Mit ServiceFlexx haben Hausverwalter ihre Objekte auch bzgl. der Objektbetreuung und Hausmeisterarbeiten sowie Kontrollen ohne weiteres im Griff!

Im Büro der Hausverwaltung werden heutzutage durchzuführende Aufgaben und Kontrollen organisiert und disponiert. Was aber im mobilen Umfeld geschieht, ist meist wenig transparent und nicht gut dokumentiert? Diesen Widerspruch löst ServiceFlexx auf und effektiviert parallel sowohl die Arbeitsorganisation als auch notwendige Dokumentationen.

Mit ServiceFlexx kann die Betreuung von Objekten in vielfältiger Weise unterstützt und erleichtert werden. Die Hausverwaltung spart nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht sowohl ihre eigene Sicherheit als die Servicequalität gegenüber den Mietern und Inhabern fremdverwalteter Objekte.

Das Thema Verkehrssicherung ist so brisant, dass der Gesetzgeber die Verantwortung auf die gesamte Hierarchie der durchführenden Unternehmen verteilt hat. Führungskräfte (bis hin zur Vorstandsebene) sind verpflichtet, die durchgeführten Begehungen stichpunktartig zu prüfen. Deshalb unterstützt die ServiceFlexx auch die Prüfung der Prüfungen!

Mit ServiceFlexx können:

• … sowohl wiederkehrende Aufgaben wie u. a. Verkehrssicherungspflichten als auch ad-hoc-Aufgaben in der Hausverwaltung geplant/disponiert werden. Diese Aufgaben werden den mobilen Mitarbeitern (Hausmeister, Hauswarte, Grünpfleger usw.) vollautomatisch auf Smartphones zugestellt (ggf. mit zusätzlichen Informationen und Dokumenten) und können nicht mehr vergessen werden.
• … die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten und anderen Kontrollen äußerst einfach geplant und die Durchführung mit sehr wenigen Handgriffen vollkommen papierlos dokumentiert werden.
• … Mängel an Gebäuden und Anlagen schnell und einfach papierlos aufgenommen und automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
• … Protokollinformationen leicht und schnell abgerufen werden. Der Nachweis, z. B. Verkehrssicherungspflichten oder Wartungen ordnungsgemäß und vollständig wahrgenommen zu haben, wird automatisch (sozusagen nebenbei) generiert, wenn die betreffenden Kontrollen als erledigt gemeldet werden.
• … Sie die Kommunikation mit Handwerksfirmen vereinfachen und perfekt dokumentieren (Beauftragung und Fertigmeldung).
• … Dokumentationsqualität und -genauigkeit auf ein ganz neues Level gehoben werden. Zu jeder Aufgabe wird bei der Fertigmeldung und zu jeder Mangelbeschreibung wird bei deren Erfassung automatisch festgehalten, wer sie wann, an welchem Objekt und wo erledigt hat.
• … Hausmeister unterwegs Auskünfte zum Bearbeitungsstatus von aufgenommenen Mängeln abrufen und z. B. an Mieter weitergeben, ohne auf Hausverwalter im Büro angewiesen zu sein.
• … durch die automatisiert erstellten Informationen zum Anwesenheitsnachweis Nachkalkulationen dazu vorgenommen werden, welche Objekte wie viel Aufwand in der Betreuung erfordern und welche Objekte in welchen Zeiträumen wie viele Mängel aufwiesen, um seitens der Wohnungsverwaltung systematisch gegensteuern zu können.
• … durchgeführte Prüfungen in zweiter Ebene (z. B. durch das Management) ganz oder stichprobenartig geprüft werden.
• … die Hausverwalter jederzeit anfallenden Handlungsbedarf erkennen – z. B, wenn Aufgaben aus dem Zeitplan laufen oder Mitarbeiter überlastet sind.
• … aufgenommene Informationen zu Mangelbeschreibungen oder zur Erledigung von Aufgaben durch ergänzende Informationen wie Fotos und Unterschriften angereichert werden. Textinformationen können gesprochen werden – eine eingebundene Spracherkennungssoftware setzt dies dann automatisiert in Text um.
• … Nachweise über die Anwesenheit von Hausmeistern/Hauswarten an Objekten in einfachster Weise (berührungslos) durch Nutzung der NFC-Technologie erzeugt werden. Damit kann im Streitfall ohne Weiteres nachgewiesen werden, dass und wann Hausmeister vor Ort waren.
• … alle Dokumentationsarbeiten auch offline vorgenommen werden. Das System überträgt die Daten vollautomatisch ohne Eingriff des Benutzers, sobald wieder Empfang gegeben ist.
• … im Rahmen einer mitgelieferten Arbeitszeiterfassung auch alle Arbeitszeitdaten für die Lohnbuchhaltung mobil erfasst werden.
• … Stammdateninformationen aus Drittsystemen übernommen und operativ erfasste Daten an Drittsysteme (z. B. Hausverwaltungssoftware) übergeben werden.

Der Einsatz von ServiceFlexx amortisiert sich i. d. R. bereits im ersten Jahr und Auftraggeber verlangen mehr und mehr den Einsatz von IT-Tools für die Steuerung, Kontrolle und Abrechnung von Dienstleistungen.

Wünschen Sie weitere Auskünfte über unsere ServiceFlexx-Module oder haben Sie sogar Interesse an einer kostenlosen Produktvorstellung?

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!