Mobiles Aufgabenmanagement

Mobiles Aufgabenmanagement ohne Medienbruch

Bisher werden Aufgaben oft im Büro unter Nutzung von IT-Systemen geplant, dann aber mehr oder weniger manuell per Telefon und Listen an die mobilen Mitarbeiter (Hausmeister, Hauswarte, Bauhofmitarbeiter, Monteure etc.) zur Bearbeitung übergeben. Im Büro existiert kein Überblick darüber, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe bereits erledigt hat und vor allem, was eventuell überfällig ist.

ServiceFlexx beseitigt den Medienbruch und effektiviert den Gesamtprozess drastisch. Im Büro geplante Aufgaben werden automatisiert an die mobilen Mitarbeiter auf mobile Endgeräte (Smartphones oder Tablets) übergeben und können von diesen mobil als erledigt dokumentiert werden. Es existiert jederzeit ein kompletter Überblick dazu, welche Aufgaben erledigt bzw. noch offen sind. Zu allen abgearbeiteten Aufgaben und Kontrollen werden automatisch Dokumentationen angelegt, die jederzeit abrufbar sind. Dies schließt Fotos, Unterschriften, Bemerkungen und Spracheingabe als Text, und optional auch GPS-Koordinaten ein.

Meldet sich der Mitarbeiter an einem Objekt (Häuser, Aufgänge, Straßen, Geräte, Maschinen, etc.) an, werden ihm unmittelbar und automatisch die dafür offenen Aufgaben angezeigt. Ein Ampelsystem unterstützt im Büro und mobil die Übersichtlichkeit. Die Nutzung von NFC-Tags macht die Anwesenheitsnachweise sicher und extrem aufwandsarm und führt zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Wiederkehrende Aufgaben und Kontrollen müssen nur einmal geplant werden und leben dann automatisch immer zur rechten Zeit auf – können also nicht vergessen werden. Darüber hinaus können jedoch auch sogenannte Bedarfsaufgaben direkt mobil angelegt werden, welche häufig kurzfristig bekannt werden und sofort erledigt werden müssen. Hierfür muss im Voraus nicht extra ein Auftrag im ServiceFlexx.Office angelegt werden.

Alle Daten werden vollautomatisch, und ohne dass manuelle Arbeitsschritte notwendig sind, vom Smartphone in die Bürosoftware ServiceFlexx.Office übertragen. Von dort können sie bei Bedarf an weitere EDV-Systeme übergeben werden.


Aufgabenmanagement im ServiceFlexx.Mobil

Mithilfe des Moduls Aufgabenmanagement können Sie Ihre täglichen mobilen Arbeitsprozesse zukünftig völlig papierlos und unkompliziert abwickeln, dokumentieren und alle relevanten Informationen mit einem Datensatz an die Verwaltung übergeben.

Hier erhalten Sie einen allgemeinen Überblick in einen Aufgabenmanagement-Prozess:

(1) Zu erledigende Aufgaben werden im ServiceFlexx.Office in Form von Aufträgen geplant und angelegt.
ServiceFlexx generiert daraus konkrete abzuarbeitende Aufgaben, welche den mobilen Mitarbeitern auf das Smartphone übermittelt werden.

(2) Nachdem die Aufgabe erledigt wurde und mit Informationen wie Bemerkungen und Spracheingabe als Text, Fotos und Unterschrift angereichert wurden,
wird ein Dokumentationsdatensatz erzeugt, welcher zurück in das ServiceFlexx.Office gespielt wird.

(3) Im ServiceFlexx.Office kann der Verwaltungsmitarbeiter die erledigten Aufgaben einsehen, auswerten und rechtssicher archivieren.

(4) Ebenso können mobil durch die Mitarbeiter Aufgaben aus ihrer mobilen Umgebung heraus angelegt und an das ServiceFlexx.Office übergeben werden.


Aufgaben-Statustableau im ServiceFlexx.Office

Im Statustableau Aufgaben sehen Sie zukünftig geplante Aufgaben (grün), tages- und wochenaktuelle Aufgaben (gelb) und Aufgaben, die sich bereits in Verzug befinden (rot). So haben Mitarbeiterverantwortliche immer einen kompletten Überblick über ihre operativen Einheiten.

 

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